Guía legal para elaborar una memoria no financiera

28 feb 2019

Antes de que acabe junio, las grandes compañías deben presentar, junto a sus cuentas anuales, un texto en el que describan con detalle algunos aspectos vinculados a su actividad y a su relación con el entorno.

Las empresas no son sólo lo que sus números dicen de ellas. Al menos, esto es lo que refleja el espíritu de la ley 11/2018, la transposición de una normativa europea que, desde este año, obliga a buena parte de las grandes compañías a redactar un informe anual en el que pongan de manifiesto muchas de las prácticas vinculadas a su modelo de negocio.

or primera vez, algunas empresas se van a enfrentar a la redacción de un documento que deben presentar junto al balance anual de cuentas. Su contenido va más allá del ámbito financiero e implica a casi la totalidad de departamentos.

Además, una vez elaborado, tendrá que ser validado por una entidad acreditada. Dada su novedad, todavía son muchas las dudas que les surgen a las empresas.

¿En qué consiste el estado de información no financiera?

Se trata de un informe de plena validez jurídica en el que las empresas muestran todo lo que está vinculado a su modelo de negocio. "Además de describir su entorno empresarial, su infraestructura, los mercados en los que opera y sus objetivos a largo plazo, las compañías deben revelar cómo es su relación con el medio ambiente y cómo operan en cuestiones relacionadas con su personal, en el respeto a los derechos humanos y en su lucha contra el fraude y la corrupción", afirma José Magro, gerente de sostenibilidad y RSC de Aenor.

¿Qué tipo de empresas están obligadas a presentar el informe?

Según lo dispuesto en la ley, están obligadas a presentar el estado de información no financiera todas las compañías denominadas de interés público -como bancos, aseguradoras y mutuas- y las que superen una facturación de 20 millones de euros y cuenten con más de 500 trabajadores. No obstante, en apenas tres años, este último criterio se endurecerá, teniendo que presentar esta documentación las compañías que empleen a más de 250 trabajadores. También se debe incluir la actividad de las filiales de las compañías afectadas por la ley, aunque operen fuera de España.

¿Hasta cuándo se puede presentar el documento?

Durante los primeros seis meses del año, es decir, hasta finales de junio. "El documento lo firma el consejo de administración de la compañía, por lo que debe estar a punto en la junta de accionistas de la empresa, donde debe tratarse como un punto extraordinario de la reunión", explica Magro.

¿Qué tipo de información debe incluir el texto?

"Lo que dice la ley al respecto es que las empresas deben describir si tienen políticas de actuación en cada uno de los ámbitos que señala el informe y, de no tenerlo, justificar por qué", señala el directivo de Aenor. Así, los elementos clave que debe contener el texto se pueden agrupar en cuatro puntos. Por un lado, los riesgos asociados a cada una de las áreas que define la ley: medio ambiente, personal, derechos humanos, corrupción y sociedad.

Para valorarlos, es fundamental seleccionar identificadores en los que se pueda cuantificar el impacto que genera la actividad de la compañía en cada una de las áreas. Además, la empresa debe definir las políticas que tiene implementadas para gestionar y mitigar sus impactos. "Siempre que una práctica que genere daños pueda evitarse, debe existir un plan para sustituirla. Si no, los responsables del negocio deben justificar por qué no lo hacen", asevera Magro. Por último, el informe debe incluir los avances que la empresa ha realizado al aplicar políticas de mitigación de impactos.

¿Cómo se elabora el informe?

"Cada organización es un mundo, por lo que no existe un modelo único de estado de información no financiera", afirma el experto. Por ejemplo, una empresa puede tener mucha actividad ambiental fuera de España. En su caso, el informe debe incluir tanto las emisiones de CO2 que lanza a la atmósfera como la eficacia de su protocolo antisoborno frente a gobiernos extranjeros.

En este sentido, es fundamental la elaboración de unos indicadores clave. "El término clave remite a la importancia que tenga este ámbito en el seno de la organización. Por ejemplo, en cuestiones sociales, la ley señala como tal el número y distribución de empleados por género, la modalidad de contratos de trabajo, la implantación de políticas de desconexión laboral o cuántos empleados con discapacidad tiene la empresa", señalan desde Aenor.

Así, es fundamental que estos criterios sean tanto cuantitativos como cualitativos, para establecer comparativas temporales y entre compañías. "Para esta tarea, la Comisión Europea remite a los estándares Global Reporting Initiative, que pueden ser de gran ayuda", explica Magro.

¿Quién debe encargarse de redactarlo?

El reporte es la consolidación de mucha y muy variada información. Por este motivo, su elaboración se convierte en un proceso de recopilación transversal de datos en el que participan todos los departamentos de la organización. Finalmente, y de forma general, es el departamento de RSC es el que se encarga de redactar el documento definitivo.


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